Cara Membuat Form Pengajuan Cuti Karyawan Online (Gratis + Template)
Tim Formulix ·
Form pengajuan cuti online bisa kamu buat dalam sekitar 5 menit: pilih template "Permohonan cuti" di Formulix, sesuaikan jenis cutinya, lalu bagikan link-nya ke karyawan. Setiap pengajuan langsung masuk ke dashboard dan email kamu, lengkap dengan tanggal, jenis cuti, dan surat dokter kalau cutinya sakit.
Di artikel ini kita bahas isi form cuti yang ideal, langkah membuatnya, dan beberapa pengaturan kecil yang bikin HR tidak perlu lagi bolak-balik mengecek data.
Kenapa pengajuan cuti sebaiknya online?
Di banyak kantor kecil, cuti masih diajukan lewat chat WhatsApp atau kertas yang ditandatangani atasan. Cara ini jalan, sampai jumlah karyawan bertambah. Masalah yang biasanya muncul:
- Data tercecer. Pengajuan ada di chat pribadi, grup, dan email. Saat akhir tahun menghitung sisa cuti, HR harus scroll ke belakang satu per satu.
- Informasi tidak lengkap. Karyawan lupa menulis tanggal selesai atau jenis cutinya, lalu HR harus bertanya lagi.
- Tanggal salah ketik. Tanggal selesai lebih awal dari tanggal mulai, atau tahunnya keliru. Kesalahan kecil, tapi bikin rekap kacau.
- Dokumen pendukung tercecer. Surat dokter dikirim sebagai foto di chat dan susah dicari lagi.
Dengan form online, setiap pengajuan punya format yang sama, wajib diisi lengkap, dan tersimpan di satu tempat yang bisa langsung diekspor.
Isi form pengajuan cuti yang ideal
Form cuti yang baik cukup pendek, tapi tidak membuat HR harus bertanya ulang. Ini isi yang kami sarankan, dan sudah ada di template Formulix:
| Pertanyaan | Jenis jawaban | Kenapa perlu |
|---|---|---|
| Nama karyawan | Teks singkat | Identitas pengaju |
| Jenis cuti | Pilihan: cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, izin khusus | Menentukan aturan dan dokumen yang dibutuhkan |
| Tanggal mulai | Tanggal | Awal cuti |
| Tanggal selesai | Tanggal | Tidak boleh sebelum tanggal mulai |
| Surat dokter | Upload file, hanya muncul untuk cuti sakit | Bukti untuk cuti sakit |
| Keterangan | Teks panjang | Alasan atau info serah terima pekerjaan |
Kalau perusahaanmu lebih besar, kamu bisa menambahkan divisi, nama atasan langsung, atau siapa yang menggantikan pekerjaan selama cuti. Usahakan tetap di bawah 10 pertanyaan supaya karyawan tidak malas mengisi.
Cara membuat form cuti di Formulix, langkah demi langkah
1. Daftar dan buka galeri template
Daftar gratis di formulix.id dengan akun Google atau email. Di dashboard, klik Form baru lalu Pakai template, dan ketik "cuti" di kolom pencarian. Di kartu Permohonan cuti, klik Pakai.
2. Sesuaikan jenis cuti
Buka pertanyaan "Jenis cuti" dan ubah pilihannya sesuai kebijakan kantormu. Misalnya tambahkan "Cuti menikah" atau "Cuti duka", atau hapus yang tidak berlaku. Tandai pertanyaan penting sebagai Wajib supaya tidak ada pengajuan yang kosong.
3. Pastikan tanggal selesai tidak bisa terbalik
Klik pertanyaan "Tanggal selesai". Di bagian Tidak boleh sebelum, pilih pertanyaan "Tanggal mulai". Biarkan Boleh di hari yang sama aktif untuk cuti satu hari.
Sekarang karyawan tidak bisa lagi memilih tanggal selesai sebelum tanggal mulai. Ini kesalahan yang paling sering terjadi di form cuti biasa.
4. Minta surat dokter hanya untuk cuti sakit
Template ini sudah punya aturan Logika: pertanyaan "Surat dokter" hanya muncul kalau karyawan memilih "Cuti sakit". Karyawan yang mengajukan cuti tahunan tidak akan melihatnya, jadi form tetap singkat.
5. Batasi siapa yang bisa mengisi
Supaya form tidak diisi orang luar, aktifkan Hanya email yang diundang di Opsi form (ikon roda gigi), tab Perilaku. Tulis email karyawan satu per baris, atau cukup tulis @perusahaan.com untuk mengizinkan semua email kantor. Karyawan akan mengonfirmasi email dengan kode 6 digit sebelum mengisi.
6. Terima notifikasi dan rekap otomatis
- Aktifkan notifikasi Respons baru diterima di pengaturan akun. Setiap ada pengajuan, kamu dapat email berisi jawabannya.
- Hubungkan Google Sheets supaya setiap pengajuan otomatis masuk ke spreadsheet. Rekap sisa cuti jadi tinggal pakai rumus.
7. Bagikan ke karyawan
Terbitkan form, lalu bagikan link-nya di grup kantor, sematkan di intranet, atau simpan sebagai bookmark bersama. Satu link bisa dipakai terus untuk semua pengajuan berikutnya.
Tips supaya form cuti benar-benar dipakai
- Satu link untuk semua. Jangan buat form baru setiap bulan. Satu form yang sama membuat rekap di Google Sheets tetap rapi.
- Tulis kebijakan singkat di halaman pembuka. Misalnya "Ajukan cuti tahunan minimal 7 hari sebelumnya". Karyawan membacanya tepat sebelum mengisi.
- Pakai pilihan, bukan teks bebas. Jenis cuti sebagai pilihan jauh lebih mudah direkap daripada jawaban yang diketik sendiri.
- Uji dulu sebelum dibagikan. Isi form sekali sebagai karyawan, pilih "Cuti sakit", dan pastikan kolom surat dokter muncul.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah membuat form cuti di Formulix gratis?
Ya. Template, pertanyaan tanggal, upload file, logika, dan Google Sheets bisa dipakai di paket gratis.
Apakah karyawan perlu membuat akun?
Tidak. Karyawan cukup membuka link dan mengisi. Kalau kamu mengaktifkan "Hanya email yang diundang", mereka hanya perlu memasukkan kode 6 digit yang dikirim ke email kantor.
Bisakah atasan langsung menyetujui cuti dari form?
Form ini mencatat pengajuan. Persetujuan bisa dilakukan dengan menambahkan kolom status di Google Sheets yang terhubung, misalnya "Disetujui" atau "Ditolak".
Bagaimana dengan data lama di Google Forms?
Formulix bisa mengimpor form dari Google Forms, jadi kamu tidak perlu membuat pertanyaan dari awal.
Mulai sekarang
Form cuti yang rapi menghemat waktu HR setiap minggu, dan karyawan tidak perlu lagi menebak harus mengirim pengajuan ke mana. Template Formulix sudah berisi semua pertanyaan di atas plus logika surat dokter, jadi kamu tinggal menyesuaikan jenis cutinya.